5S е методика за организация на работната среда, която използва следните Японски думи:seiri, seiton, seiso, seiketsu и shitsuke. Тази листа описва методиката за организация на работната среда, имаща за цел да подобри ефективността и ефикасността на работните площи чрез определяне и сортиране на материалите и инструментите, които се използват, тяхната поддръжка и стандартизирането на новото разположение. Процеса на решаване на новото разположение по принцип идва със самия диалог за стандартизирането, което дава възможност за изграждане на разбирателство между служителите и как трябва да бъде реорганизирана дадена среда.
Сортиране
Елиминиране на всички ненужни инструменти, части, детайли и инструкции. Прегледайте всички инструменти, апарати, машини и съоръжения, материали и др. в завода и работното помещение / единица. Задръжте само нужните и съществените и елиминирайте това което не е необходимо, подредете ги по приоритет и ги сложете на лесни за достъп места. Всичко останало трябва да се ре-складира или отстрани.
Подреждане
Трябва да има място за всичко и всичко да е на мястото си. Мястото за всеки един елемент трябва да бъде ясно определено.
Почистване
Почистете всички работни места и оборудване, поддържайте ги чисти, подредени и организирани. В края на всяка смяна, почистете работните си места и бъдете сигурни че всичко е по местата си. Това улеснява да се проследи къде какво отива и че всичко е там, къде е предвидено да бъде.
Стандартизиране
Работните практики трябва да бъдат последователни и стандартизирани. Всички работни единици за определена работа трябва да бъдат идентични. Всички служители, които извършват еднаква работа трябва да могат да я изпълняват по един и същи начин, с еднакви инструменти по всички звена, които функционират идентично. Всеки трябва да знае какви са му / й задълженията, за да могат да спазват изискванията на първите 3 S.
Самодисциплина
Поддържай и преглеждай стандартите. Веднъж утвърдени първите 4 S, те се превръщат в нов стил за работа. Необходимо е да се фокусира вниманието върху новия начин на работа и да се стандартизира. Когато започваме да вършим работата по новия начин е необходимо да направим и крачка напред – как да си вършим работата по-добре. Когато се създадат условия за подобрение – нов метод, нов инструмент, ново изискване и др. – направете необходимите корекции, като прегледате първите 4S. Това трябва да се превърне в навик и непрекъснато да се подобрява.Допълнителни S’ове Понякога се включват и три допълнителни S’ове: безопасност, сигурност и удовлетвореност
Безопасност
При необходимост може да се добави и шести S, “безопасност”. Много често има дебати по въпроса дали безопасността трябва да се разглежда като част от системата, или да се създаде цялостна система за осигуряване на безопасността.
Сигурност
При необходимост може да се добави и 7ми S,”сигурност”. Използването на този елемент, често води до дебати дали предизвиква само разходи или е инвестиция, с голяма възвращаемост. Дава възможност да определим какви са рисковете за дадена бизнес категория – дълготрайни активи, материали, човешки ресурси, интелектуална собственост, информационни технологии, активи и др.
Удовлетвореност
При необходимост може да се добави и 8ми етап – “Удовлетвореност”. Удовлетвореността на служителите и тяхната ангажираност са основните дейности, които ще гарантират непрекъснатото подобрение. 8та загуба – не-използвания интелект, талант и ресурси, могат да бъдат най-съществените загуби. Важно е и да има постоянно обучение за поддържането на стандартите. Когато има промени, които засягат 5S като ново оборудване, нов продукт или нови работни правила, е необходимо да се преразгледат стандартите и да се проведе обучение.5S най-често използва плакат или знаци / символи за обучението на служителите и поддържането на стандартите.